出口貨物退（免）稅憑證資料管理是出口退稅機關(guān)根據(jù)檔案法和稅務(wù)系統(tǒng)檔案化管理的相關(guān)要求，對出口貨物退（免）稅資料進行科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理的活動。

    一、出口貨物退（免）稅資料管理范圍

    出口貨物退（免）稅資料管理范圍主要有以下6大類：

    （一）退（免）稅申報資料。反映出口企業(yè)退（免）稅申報時附送或提供的資料，如各種退（免）稅單證和申報表格等；

    （二）退（免）稅審核、審批資料。反映退（免）稅審核、審批結(jié)果的資料，如進貨、申報明細訂正表、機審審核打印的審核資料等；

    （三）退（免）稅會統(tǒng)資料。如收入退還書、免、抵、退審批通知單、各種統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析表等；

    （四）退稅單證資料。反映退稅機關(guān)按出口退（免）稅政策規(guī)定開具的各種證明、單證。如《代理出口貨物證明》、《退運已補稅證明》、《進料加工貿(mào)易申請表》、《來料加工貿(mào)易免稅證明》等；

    （五）文書資料。退稅機關(guān)日常管理工作中形成的文書。如文件、出口退稅登記資料、出口退（免）稅檢查、清算資料、《出口貨物稅收函調(diào)》存根聯(lián)及《出口貨物稅收等有關(guān)情況調(diào)查的復(fù)函》，等等；

    （六）磁盤資料。如出口企業(yè)退（免）稅申報軟盤、退稅機關(guān)備份的磁盤（光盤）。

    二、出口貨物退（免）稅資料管理的要求

    （一）嚴(yán)格執(zhí)行檔案法和稅務(wù)系統(tǒng)有關(guān)檔案管理辦法、規(guī)定，科學(xué)、嚴(yán)密保管退（免）稅資料；

    （二）建立出口貨物退（免）稅資料管理責(zé)任制，明確各職能崗位和管理人員資料管理方面的職責(zé)，確保退（免）稅資料萬無一失；

    （三）確定安全、符合檔案管理外部環(huán)境的退（免）稅資料存放場所。建立登記簽字制度，嚴(yán)格資料立檔、存檔、調(diào)檔各環(huán)節(jié)交接手續(xù)，明確資料流轉(zhuǎn)職責(zé)；

    （四）合理劃分出口企業(yè)和退稅機關(guān)資料管理的范圍。企業(yè)附送的出口退（免）稅憑證、資料，可由出口企業(yè)提出自行保管申請，報經(jīng)主管退稅機關(guān)批準(zhǔn)后，按申報批次裝訂成冊保管。

    三、出口退（免）稅資料立檔、存檔和調(diào)檔

    退稅資料先由各崗位按職責(zé)范圍收集，年度終了后，按分類或分戶原則，統(tǒng)一匯總整理并裝訂成冊后存檔。

    （一）按分類原則整理立檔的退稅資料有：

    1.退稅登記、變更、注銷資料；

    2.代理出口貨物證明；

    3.出口商品退稅已補稅證明（第四聯(lián)）；

    4.出口貨物轉(zhuǎn)內(nèi)銷證明；

    5.來料加工貿(mào)易免稅證明；

    6.進料加工貿(mào)易申請表（第三聯(lián)）；

    7.加工貿(mào)易合同審批備案證明書登記簿及加工貿(mào)易業(yè)務(wù)（合同）批準(zhǔn)證（第四聯(lián)）；

    8.收入退還書（第一聯(lián)）；

    9.稅收繳款書（第一聯(lián)）；

    10.《出口貨物稅收函調(diào)》存根聯(lián)及《出口貨物稅收等有關(guān)情況的復(fù)函》；

    11.年度的出口貨物退（免）稅清算表及匯總表；

    12.出口退稅進度情況月報表；

    13.上報的各類統(tǒng)計表；

    14.“以產(chǎn)頂進”鋼材監(jiān)管證書；

    15.稅務(wù)稽查任務(wù)通知書及稅務(wù)稽查任務(wù)調(diào)整通知書；

    16.案源登記表及案源登記清單；

    17.稅務(wù)稽查審理登記表及審理登記清單；

    18.發(fā)文、會議記錄、本單位日常文書資料；

    19.系統(tǒng)管理軟件及企業(yè)申報退稅的磁盤。

    （二）按分戶原則整理立檔的資料有：

    1.退稅申報、審核、審批、退庫資料。依時間順序按以下先后整理立檔：

    外貿(mào)（工貿(mào)）企業(yè)及其他企業(yè)：

    ⑴《出口貨物退稅匯總審批表》或《出口貨物退稅申請表》；

    ⑵《出口貨物退稅進貨憑證申報明細表》；

    ⑶《出口貨物退稅申報明細表》；

    ⑷《出口退稅申報明細表錄入（審核）問題記錄及訂正表》；

    ⑸《進貨憑證錄入（審核）問題記錄及訂正表》；

    ⑹增值稅進貨數(shù)據(jù)匯總庫明細表；

    ⑺增值稅進貨數(shù)據(jù)不予通過明細表；

    ⑻增值稅申報予以退稅明細表；

    ⑼增值稅申報歷史庫退稅明細表；

    ⑽增值稅申報不予退稅明細表；

    ⑾消費稅進貨數(shù)據(jù)匯總庫明細表；

    ⑿消費稅進貨數(shù)據(jù)不予通過明細表；

    ⒀消費稅申報予以退稅明細表；

    ⒁消費稅申報歷史庫退稅明細表；

    ⒂消費稅申報不予退稅明細表；

    ⒃《進料加工貿(mào)易申請表》第二聯(lián)；

    ⒄《進料加工應(yīng)抵扣稅款匯總表》；（計算機打印資料）

    ⒅《出口商品退運已補稅證明》；

    ⒆《出口貨物轉(zhuǎn)內(nèi)銷證明》；

    ⒇其他涉及退稅企業(yè)申報資料（中標(biāo)產(chǎn)品文件、對外承包工程合同等）；

    （21）《出口退稅批復(fù)》；

    （22）《收入退還書》第六聯(lián)；

    （23）《稅收繳款書》第四聯(lián)。

    實行“先征后退”辦法的生產(chǎn)企業(yè)：

    ⑴《生產(chǎn)企業(yè)出口貨物退（免）稅申報表》；

    ⑵《代理出口貨物證明》、代理出口協(xié)議（合同）（由委托代理出口企業(yè)提供）；

    ⑶《進料加工貿(mào)易申請表》；

    ⑷其他涉及退稅的企業(yè)申報資料；

    ⑸《收入退還書》第六聯(lián)；

    ⑹《稅收繳款書》第四聯(lián)。

    實行“免抵退”稅辦法的生產(chǎn)企業(yè)：

    ⑴生產(chǎn)企業(yè)自營（委托）出口貨物免、抵、退稅申報表（匯總表）；

    ⑵代理出口貨物證明、代理出口協(xié)議（合同）；

    ⑶進料加工貿(mào)易申請表；

    ⑷出口貨物（免）退稅匯總申報表；

    ⑸《收入退還書》第六聯(lián)；

    ⑹《稅收繳款書》第四聯(lián)。

    2、出口退稅檢查資料按以下先后順序整理立檔： ⑴稅務(wù)稽查通知書；

    ⑵立案審批表；

    ⑶稅務(wù)稽查報告、稅務(wù)稽查底稿及有關(guān)材料；

    ⑷稅務(wù)處理決定書或稅務(wù)稽查結(jié)論；

    ⑸稅務(wù)行政處罰事項告知書及稅務(wù)行政處罰聽證通知書；

    ⑹審理報告；

    ⑺稅務(wù)案件移送書。

    （三）退稅資料的裝訂要求：

    1.退稅資料由各崗位按以上要求整理后，按年裝訂，但下列資料按以下規(guī)定辦理：

    ⑴出口退稅稅收會計資料按會計核算的要求裝訂；

    ⑵出口退稅檢查案件資料應(yīng)按“一案一卷”的要求收集裝訂。

    2.按類整理的退稅資料，按各自的大小整理后裝訂。按戶整理的退稅申報、審核、退庫資料，折疊整齊后裝訂。

    3.資料裝訂必須使用統(tǒng)一的資料封面、目錄和封底。資料封面上應(yīng)填寫資料名稱、卷內(nèi)頁數(shù)、編號、年度、保管期限等。卷內(nèi)目錄按裝訂順序列明序號和資料名稱，卷內(nèi)的材料應(yīng)按卷內(nèi)目錄順序排列，并在每頁材料的右上角，依次編寫頁碼。

    4.案件卷宗于結(jié)案后裝訂，其他資料年度終了后，按年裝訂。

    （四）出口退稅機關(guān)要確定專人負責(zé)退（免）稅資料管理。實行調(diào)檔登記制度，不論是內(nèi)部工作人員還是出口企業(yè)，調(diào)閱檔案都要履行登記手續(xù)；要按照《保密法》的要求，做好保密工作，防止泄密。